Kort version: gem bilaget, vurder om udgiften er erhvervsmæssig, bogfør udgiften på korrekt konto, og bogfør refusionen til personen separat. Udlæg uden bilag eller klart formål bør ikke bogføres automatisk.
Kildegrundlaget er bogføringslovens krav om registrering, dokumentation og opbevaring af regnskabsmateriale. Se bogføringsloven på Retsinformation, og få faglig vurdering ved tvivl om fradrag eller privat/erhvervsmæssig blanding.
Hvad er et udlæg?
Et udlæg opstår når en ejer, medarbejder eller anden person betaler en udgift for virksomheden med private midler. Virksomheden skylder derefter personen pengene, indtil udlægget refunderes.
Hvilke oplysninger skal du have?
- bilag eller kvittering
- dato
- leverandør
- beløb inkl. og ekskl. moms hvis relevant
- valuta hvis beløbet ikke er i DKK
- erhvervsmæssigt formål
- person der skal refunderes
Typisk bogføring
Udgiften bogføres på den relevante omkostningskonto. Modposten er normalt en mellemregning eller skyldig post til personen, indtil virksomheden udbetaler refusionen.
Debet: relevant omkostningskonto
Debet: købsmoms hvis fradragsberettiget
Kredit: mellemregning / skyldig refusionUdlæg med usikker moms
Nogle udlæg kræver ekstra vurdering. Restaurant, repræsentation, blandet privat/erhverv og udenlandske bilag bør ikke behandles blindt. Her er det bedre at stoppe og spørge end at bogføre forkert.
Sådan håndterer Rentemester det
Rentemesters kildekode kan ingest'e bilag, gemme SHA-256 hash og bogføre udgifter med dokumentation. Roadmap'et er at udbygge udlægsflowet med bedre masterdata, bilagsmail og exception-kø, så manglende formål eller usikker moms ikke ender som skjult fejl.