En refundering er ikke bare en negativ betaling. Den skal forklares: hvorfor skylder virksomheden kunden penge, hvilken kreditnota eller aftale ligger bag, og hvilken banktransaktion udbetalte beløbet?
Praktisk flow
- udsted eller registrér kreditnota
- beregn åben kreditbalance
- match bankudbetalingen mod refunderingen
- bevar reference til faktura og kreditnota
- kontrollér at kreditbalancen lukkes korrekt
Sådan håndterer Rentemester det
Rentemester har testet refund-bank flow, hvor bankudbetalingen kobles til fakturaens kreditbalance og bogføres sporbar. Det forhindrer, at en refundering bare bliver en løs bankpost uden relation til kunden.
Refundering bør derfor altid læses sammen med fakturastatus. Før pengene sendes retur, skal systemet kunne vise hvorfor kunden har et tilgodehavende, hvilke dokumenter der skabte det, og om bankposten lukker hele eller kun en del af kreditbalancen.