Når du bogfører en leverandørfaktura, skal du kunne forklare hvad virksomheden har købt, hvem leverandøren er, hvilken periode udgiften hører til, og hvordan moms og betaling behandles. En faktura uden kontrolleret bilag eller bankmatch bør ikke blive en automatisk postering.
Det bør du kontrollere
- leverandørnavn, fakturanummer og fakturadato
- beløb, valuta og momsgrundlag
- hvilken konto udgiften skal på
- om fakturaen er betalt eller står som åben post
- om der er reverse charge, udenlandsk valuta eller særlige fradragsregler
Sådan håndterer Rentemester det
Rentemester kan ingest'e dokumenter med metadata, bevare hash af originalfilen og bogføre udgiften mod en banktransaktion, når grundlaget er komplet. Der er også testede flows for udenlandsk valuta og reverse charge, men usikre fakturaer skal stadig stoppe som exceptions.
Typisk fejl
Den klassiske fejl er at bogføre bankbetalingen som udgift uden at knytte den til fakturaen. Det kan se rigtigt ud på bankkontoen, men det efterlader svagt regnskabsmateriale. Gem fakturaen, hash dokumentet, bogfør udgiften og match bankbetalingen bagefter.